Procedura informowania o zagrożeniach związanych z produktami

Data wprowadzenia:  13 grudnia 2024 r

  1. Cel procedury
    Celem niniejszej procedury jest zapewnienie skutecznego informowania klientów o zagrożeniach związanych z produktami wyprodukowanymi przez Trend Ecommerce sp. z o.o.  siedzibą w Radomiu (KRS: 0000607888, dalej również jako: „Trend Ecommerce”), zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1020. Procedura określa zasady powiadamiania o wykryciu zagrożenia, procedurę informowania klientów w ciągu 72 godzin oraz szczegóły dotyczące dalszego postępowania.

  2. Zakres
    Procedura dotyczy wszystkich produktów wytwarzanych przez Trend Ecommerce, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa konsumentów. Zastosowanie procedury obejmuje zarówno krajowe, jak i międzynarodowe powiadomienia o zagrożeniu. Dystrybutor jest odpowiedzialny za zgłaszanie zagrożeń producentowi, jeśli zauważy problemy z produktem.

  3. Procedura informowania o zagrożeniach

    3.1 Identyfikacja zagrożenia
    Zagrożenie powinno zostać natychmiastowo zgłoszone przez dział jakości, dział produkcji lub dział badań i rozwoju. Każde zgłoszenie zagrożenia musi być dokładnie ocenione przez zespół ds. bezpieczeństwa produktu, który podejmuje decyzję o konieczności powiadomienia konsumentów i odpowiednich służb.
    W przypadku, gdy dystrybutor nie jest odpowiedzialny za rozwiązanie problemu, przekazuje zgłoszenie producentowi celem rozwiązania sprawy.

    3.2 Ocena ryzyka
    Po identyfikacji zagrożenia, zespół ds. jakości i bezpieczeństwa ocenia ryzyko związane z produktem. Ocenie podlega:
    a. Potencjalny wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo konsumentów;
    b. Rozpowszechnienie produktu (liczba sprzedanych sztuk);
    c. Możliwość wystąpienia szkód.

    3.3 Powiadomienie klientów
    Jeżeli oceniono, że produkt stanowi zagrożenie, w ciągu 72 godzin od wykrycia zagrożenia Trend Ecommerce powinna powiadomić:
    a. Konsumentów: którzy zakupili produkt;
    b. Organy nadzoru rynku;
    c. Dystrybutorów i sprzedawców produktów.

    3.4 Metody powiadamiania klientów
    Aby zapewnić skuteczne i szybkie dotarcie do klientów, Trend Ecommerce wdraża następujące narzędzia:
    a. System mailingowy: Do wysyłania powiadomień e-mailowych do konsumentów i dystrybutorów. W przypadku, gdy klienta nie da się skontaktować drogą mailową, będą wykorzystywane inne metody, takie jak SMS lub telefon.
    b. Strona internetowa: Publikacja informacji o zagrożeniu i sposobach postępowania w widocznej sekcji na stronie głównej. Klienci będą mogli znaleźć szczegółowe instrukcje dotyczące zwrotów, wymiany lub naprawy produktów.

    3.5 Dokumentacja powiadomienia
    Po wysłaniu powiadomienia, należy zgromadzić  odpowiednią dokumentację:
    a. Rejestr wszystkich wysłanych powiadomień (dane klientów, data wysyłki, metoda kontaktu);
    b. Potwierdzenia odbioru powiadomienia od klientów;
    c. Zapewnienie pełnej dokumentacji dotyczącej dalszego postępowania.

    3.6. Działania po powiadomieniu
    Po powiadomieniu klientów, Trend Ecommerce zobowiązany jest:
    a. Monitorować liczby zwróconych, wymienionych lub naprawionych produktów;
    b. Zapewnić odpowiednią ilość zapasów produktów do wymiany lub naprawy;
    c. Ściśle współpracować z działem obsługi klienta, aby odpowiedzieć na pytania i wątpliwości konsumentów.
    d. Przekazać producentowi informację wraz z formularzem powiadomienia o zagrożeniu oraz formularzem zgłoszenia niebezpiecznego produktu.

  4. Kontrola i raportowania
    Dział jakości i dział obsługi klienta są odpowiedzialne za monitorowanie skuteczności procedury powiadamiania. Każdorazowo po powiadomieniu klientów o zagrożeniu, Trend Ecommerce zobowiązana jest do przesłania raportu do producenta, a następnie do odpowiednich organów nadzoru rynku.

  5. Załącznik
    5.1. Formularz powiadomienia o zagrożeniu POBIERZ
    5.2. Instrukcje postępowania dla klientów POBIERZ
    5.3. Formularz zgłoszenia niebezpiecznego produktu POBIERZ

Instrukcja postępowania dla klientów

Szanowni Klienci, w związku z wykryciem zagrożenia w produkcie, który zakupiliście, prosimy o zapoznanie się z poniższymi instrukcjami dotyczącymi dalszego postępowania. Ważne jest, aby nie używać produktu, do czasu uzyskania wytycznych od naszego zespołu obsługi.

  1. Wypełnienie formularza zgłoszenia niebezpiecznego produktu

    Aby zgłosić produkt, który może stanowić zagrożenie, prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia. Formularz znajduje się na naszej stronie internetowej i zawiera pytania, które pomogą zebrać wszystkie niezbędne informacje.

  2. Zwrot produktu

    Jeśli produkt stanowi zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa, prosimy o natychmiastowy zwrot produktu.

    2.1. Jak zwrócić produkt:

    a. Prosimy o zapakowanie produktu w oryginalne opakowanie.
    b. Skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta, aby uzyskać adres do zwrotu.
    c. Zwrot produktu można dokonać za pośrednictwem przesyłki pocztowej lub kuriera.

    2.2. Koszt zwrotu: Koszt zwrotu produktu pokrywa Trend Ecommerce z siedzibą w Radomiu.

    2.3 Data zwrotu: Produkt należy odesłać w ciągu 3 dni od otrzymania niniejszej informacji.

  3. Wymiana produktu

    Jeśli chcesz wymienić produkt na nowy, spełniający wszystkie wymagania bezpieczeństwa:

    a. Skontaktuj się z działem obsługi klienta, aby uzyskać instrukcje.
    b. Produkty wymieniane będą dostarczane bezpłatnie.
    c. Wymiana produktu nastąpi w ciągu 14 dni roboczych od potwierdzenia.

  4. Naprawa produktu

    W przypadku, gdy produkt jest naprawialny:

    Jak zlecić naprawę:
    1. Zgłoś chęć naprawy produktu do działu obsługi klienta.
    2. Produkt zostanie naprawiony bezpłatnie w terminie 30 dni roboczych.
    3. Koszty wysyłki produktu do naprawy pokrywa firma Trend Ecommerce z siedzibą w Radomiu.

  5. Kontakt z działem obsługi klienta

    W razie jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta:

    Telefon: +48 721 219 219
    E-mail: bok@trendforhome.pl
    Godziny pracy: 8 - 16

  6. W razie potrzeby, prosimy o kontakt z producentem Trend Glass sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu, ul. Marii Foltyn 11, 26-600 Radom, KRS: 0000164723, NIP: 9482304802:

    Telefon: +48 368 90 60
    E-mail: office@trendglass.pl
    Godziny pracy: 8 -16

Informacje dotyczące plików cookies

Ta witryna korzysta z własnych plików cookie, aby zapewnić Ci najwyższy poziom doświadczenia na naszej stronie . Wykorzystujemy również pliki cookie stron trzecich w celu ulepszenia naszych usług, analizy a nastepnie wyświetlania reklam związanych z Twoimi preferencjami na podstawie analizy Twoich zachowań podczas nawigacji.

Zarządzanie plikami cookies

O Cookies

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe, które są zapisywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym przez strony internetowe, które odwiedzasz. Służą do różnych celów, takich jak zapamiętywanie informacji o logowaniu użytkownika, śledzenie zachowania użytkownika w celach reklamowych i personalizacji doświadczenia przeglądania użytkownika. Istnieją dwa rodzaje plików cookie: sesyjne i trwałe. Te pierwsze są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, podczas gdy te drugie pozostają na urządzeniu przez określony czas lub do momentu ich ręcznego usunięcia.